Hvad er Business Intelligence?

Hvad er forskellen på Business Intelligence og et data warehouse?

Et spørgsmål, der ofte melder sig i opstartsfasen, er, hvordan teknologierne hænger sammen. For at forstå strukturen er det nødvendigt at kende forskellen på Business Intelligence og et data warehouse. De to begreber forveksles hyppigt, men de udgør to forskellige lag i virksomhedens it-arkitektur.

Et data warehouse fungerer som selve motorrummet eller lageret for dine informationer. Det er en specialiseret database, der har til opgave at indsamle, rense og gemme enorme mængder data fra virksomhedens fagsystemer, eksempelvis ERP, CRM eller tidsregistrering. Her ligger dataene struktureret, men de er endnu ikke formidlet, så almindelige brugere kan læse dem intuitivt.

Business Intelligence-laget placeres oven på dette lager. Det er i BI-værktøjet, at tallene bliver vakt til live gennem interaktive visninger, grafer og rapporter. Mens dit data warehouse leverer den rå, kvalitetssikrede data, står BI-softwaren for analysen og den brugervenlige præsentation. Du kan sagtens trække data i en BI-løsning uden et decideret data warehouse, men kombinationen af de to er oftest den mest stabile opsætning.

Et BI-værktøj skaber én fælles platform for dine data

Den primære grund til, at virksomheder går på udkig efter en ny softwareløsning til rapportering, er, at deres data typisk ligger spredt ud over en række forskellige systemer. Når informationerne lever isoleret i siloer, bliver det særdeles vanskeligt at skabe sig et sammenhængende billede af situationen. Det gør det samtidig umuligt at knytte specifikke årsagsforklaringer til udsving, fordi du mangler den fulde kontekst.

For at løse dette problem drives opsætningen typisk af en ETL-proces (Extract, Transform, Load). Denne proces indhenter kontinuerligt data fra dine forskellige kilder, hvorefter informationerne håndteres og transformeres til et læseligt format. Hele kæden for data integration afsluttes med, at de færdige tal gøres tilgængelige i en klient på din computer, tablet eller telefon.

Dermed fungerer løsningen som en fælles platform, hvor nøglepersoner hurtigt kan trække den viden, de har brug for. Gevinsten ved denne centralisering er markant, da organisationen opnår én version af sandheden. Der bliver ikke længere sat spørgsmålstegn ved tallenes validitet til ledelsesmøderne, og I kan basere jeres ledelse på valide data i stedet for regneark med forskellige beregningsmetoder.

Tre niveauer: Sådan bruges Business Intelligence i organisationen

Data skaber først forretningsværdi, når de anvendes aktivt af medarbejderne. En vellykket implementering favner derfor hele organisationen frem for kun at være et isoleret værktøj for økonomiafdelingen. Mange virksomheder benytter deres software på tværs af et strategisk, taktisk og operationelt niveau. Pointen er her, at ledere og specialister typisk arbejder i det præcis samme system, men de kigger på forskellige udsnit af dataene.

Strategisk niveau

På det strategiske niveau anvender topledelsen og bestyrelsen indsigterne til at udstikke den langsigtede retning for virksomheden. Her understøtter tallene, at direktionens forretningsmæssige fornemmelser kan trykprøves af fakta. Man overvåger markedstendenser, vurderer den generelle finansielle sundhed og sikrer løbende, at kursen holdes mod de strategiske mål.

Taktisk niveau

Når vi bevæger os ned på det taktiske plan, hjælper indsigterne mellemledere med at omsætte strategien til handling. Det er for eksempel her, man lægger salgs- og projektbudgetter med direkte udgangspunkt i virksomhedens historiske data. Ligeledes kan cheferne analysere afvigelser over de seneste kvartaler for at planlægge ressourceforbruget frem mod en ny sæson.

Operationelt niveau

På det operationelle plan er fokus rettet mod hverdagens drift. Her kan afdelingsledere justere deres aktiviteter dag for dag efter den aktuelle performance. Medarbejderne kan følge med i morgendagens produktionstal og øjeblikkeligt gribe ind, hvis leverancerne er forsinkede, eller hvis beholdningen af kritiske varer rammer et minimum.

Hvilke organisationer kan arbejde med BI-software?

I princippet kan alle typer af organisationer få succes med BI. Både private, offentlige og halvoffentlige organisationer i alle størrelser kan blive klogere på deres egne indsatser ved at analysere deres tal. Fordi stort set alle arbejdspladser i dag gemmer på et massivt dataaftryk, ligger potentialet gemt i at knytte disse informationer til handlingsanvisende konklusioner.

Gevinsten viser sig vidt forskelligt afhængigt af domænet. En handelsvirksomhed kan eksempelvis få indsigt i, hvordan de enkelte sælgere præsterer fordelt på individuelle produktkategorier. En kommune kan dykke ned i hjemmeplejens effektivitetsniveau og løbende benchmarke resultaterne med nabokommunen. En forsyningsvirksomhed kan omvendt bruge deres netværksdata til at forudsige kommende kapacitetsudfordringer.

Fælles for dem alle er, at dataanalyse kan anvendes bredt på tværs af samtlige afdelinger. Om fokus er på salg, indkøb, lager, produktion, kundeservice eller sagsstyring, kan værktøjet skabe gennemsigtighed i jeres arbejdsprocesser.

5 fordele: Derfor skaber dataindsigter konkurrencefordele

Målrettede dataindsigter giver nye perspektiver på aktuelle problemstillinger og hjælper med at identificere områder, der kan strømlines. En professionel platform kan overordnet give din virksomhed følgende fem konkrete fordele:

• Overblik: Gennem præcise KPI-opfølgninger og visuelle dashboards får virksomhedsledere et samlet billede af, hvordan forretningen præsterer på et givent tidspunkt.
• Indblik: Samtidig er der mulighed for at dykke helt ned i de mindste detaljer. Dette giver forudsætningerne for at finde hullerne i badekarret og optimere de delprocesser, som dræner marginerne.
• Produktivitet: Automatisering frigiver tid. Forestil dig controlleren, der slipper for at hoppe ind og ud af 47 forskellige dokumenter, hver gang de finansielle månedsrapporter skal udarbejdes. Med det rette BI-værktøj frem for uoverskuelige regneark genereres rapporterne automatisk.
• Transparens: Når I implementerer softwaren, får I typisk indblik i uhensigtsmæssigheder, I slet ikke vidste fandtes. Det gør det betydeligt nemmere at identificere både udfordringer og nye markedsmuligheder.
• Målrettethed: Eftersom organisationen dagligt får opdateret sin performance, bliver det langt lettere at styre afdelingerne i den rigtige retning og sikre, at opsatte mål indfries.

Hvad kræver det at få succes med et BI-projekt?

Softwaren gør det ikke alene. For at I for alvor skal hente værdi ud af investeringen, er der nogle helt specifikke interne forudsætninger, der skal opfyldes. Først og fremmest kræver det, at I har datakilder, der rent faktisk kan integreres maskinelt. Informationer, der udelukkende noteres på papir eller gemmes i låste offline-systemer, kan ikke indgå i jeres dataanalyse.

Samtidig skal I etablere fælles definitioner på tværs af de systemer, I trækker data fra. Hvis salgsafdelingen beregner dækningsbidrag med én formel, og regnskabsafdelingen benytter en anden, vil de færdige rapporter skabe forvirring frem for klarhed.

Endelig skal I sikre et tydeligt ejerskab af tallene internt. Nogen skal have ansvaret for at vedligeholde beregningerne og tilpasse opsætningen, når forretningens behov ændrer sig over tid.

4 typiske faldgruber ved implementering

Når virksomheder kaster sig over datadrevet styring for første gang, begås der ofte fejl, som forsinker værdiskabelsen. Udfordringerne bunder sjældent i teknologien, men derimod i den måde, projektet eksekveres på. Vær særligt opmærksom på disse fire faldgruber:

1. For mange rapporter for hurtigt: Begejstringen over de nye muligheder fører let til, at man bygger alt for mange visninger. Det overvælder brugerne og gør dem handlingslammede. Start i stedet stramt med udvalgte analysepakker, og udvid behovet gradvist.
2. Dashboards ingen bruger: Hvis ledelsen specificerer opsætningen uden at inddrage de specialister, der reelt skal træffe hverdagens beslutninger, bliver skærmbillederne ubrugelige i praksis. Modtagerens opgaver skal diktere designet.
3. Uklare definitioner giver to sandheder: Glemmer I at afstemme beregningsmetoder på tværs af afdelinger, undermineres konceptet om én fælles sandhed. Brugerne mister tilliden til systemet og vender tilbage til deres egne, private excel-ark.
4. Værktøjet købes, men processen ændres ikke: Præcise data om produktionsfald eller dalende salg er værdiløse, hvis organisationen ikke griber ind. Værktøjet virker kun, hvis ledelsen tilpasser sine forretningsgange til de nye indsigter.

Bedre performance management og distribution af viden

Gode resultater opnås bedst ved målrettede handlinger, og med BI skaber man netop forudsætningerne for at følge op på medarbejdernes indsatser. Når de centrale, strategiske KPI’er er defineret og bygget ind i platformen, kan ledelsen løbende få besvaret fire fundamentale spørgsmål om forretningens performance:

• Hvad er vores mål?
• Hvordan når vi dem?
• Hvordan går det lige nu?
• Og hvad skal der gøres?

Svarene visualiseres nemt og overskueligt, men værdien ligger i høj grad i hastigheden, hvormed denne viden fordeles i organisationen. Opstår der pludselige afvigelser i tallene, kan systemet gøres i stand til at sende automatiske notifikationer og advarsler til de rette beslutningstagere, så de kan korrigere kursen øjeblikkeligt.

På samme måde minimeres den tid, der bruges på intern rapportering. Et professionelt setup kan nemlig automatisk distribuere uge- og månedsrapporter direkte til afdelingsledernes indbakker. Kombineret med mobil adgang sikrer dette, at alle altid er klædt på med friske fakta, uanset hvor de befinder sig.

Business Intelligence handler lige så meget om mennesker

En af de absolut største udfordringer ved at integrere data i beslutningsprocesserne er, at beslutningstagerne ofte retter alt deres fokus mod selve teknologien. Men Business Intelligence handler mindst lige så meget om de mennesker, der skal anvende systemet. Teknologien udgør kun fundamentet – det er medarbejderne, der forvandler visningerne til konkret forretningsværdi på bundlinjen.

Fokus bør ligge på forandringsledelse. Det handler om at vise specialisten, hvor meget administrativ tid der kan spares, og hvordan arbejdsgangene kan optimeres. Dataprojektet bliver med andre ord først en egentlig succes, når hele virksomheden tager den datadrevne kultur til sig og føler sig trygge i platformen.

Hos InfoSuite udvikles BI-løsninger altid med stor respekt for de slutbrugere, der skal have systemet i hænderne i hverdagen. Derfor fungerer vi ikke kun som softwareleverandør, men også som forretningsmæssig sparringspartner. På den måde forankres systemet solidt i virksomhedens processer.