Project Description

BI-værktøjer vs. regneark:
14 fordele kontante ved Business Intelligence

Regneark er effektive til mange ting, men de har sine begrænsninger som virksomhedens primære analyseværktøj.

I denne artikel beskriver vi hvilke praktiske og strategiske fordele, du kan høste, når du investerer i et Business Intelligence-værktøj og vinker farvel til regnearkene.

Anne Mette Christensen

Af Anne Mette Christensen
/LinkedIn
Opdateret: 01.10.2020

BI-værktøjer udgør en betydelig investering.

Derfor vil der formentlig være mange i virksomheden, der tænker: ”Hvorfor har vi egentlig behov for Business Intelligence?”, når du præsenterer dine overvejelser om at investere i BI.

Det er der heldigvis både praktiske og strategiske grunde til, for Business Intelligence giver dig direkte adgang til den data, der udgør rygraden i virksomheden.

Med udgangspunktet i vores egne erfaringer fra samarbejdet med vores BI-kunder, har jeg samlet de mest væsentlige fordele ved at anvende et BI-værktøj som InfoSuite frem for regneark til analysearbejde.

Du får først de syv praktiske fordele, der gør arbejdet med analyse, controlling og rapportering nemmere og mere effektivt i hverdagen.

Herefter kan du læse om syv strategiske fordele, som BI-værktøjer giver dig og din forretning på længere sigt.

7 praktiske fordele ved BI-værktøjer

1) Du kan analysere og sammenligne tal fra forskellige kilder og fra forskellige vinkler

Og det gør du altså ikke bare lige i regnearkene. Her vil du typisk kopiere data fra dit ERP- og økonomisystem til regnearket og berige dem ved hjælp af L- og V-opslag.

Det er en manuel, tidstung og utrolig fejlbehæftet proces.

Samtidig er det svært at kombinere data fra forskellige kilder og kuber, og tallene hænger sjældent sammen på tværs af forretningen, fordi hver afdeling arbejder i hvert deres regneark

I sidste ende betyder det, at du ender med forsimplede analyser, der ikke giver et fyldestgørende billede af virkeligheden.

2) Du slipper for et hav af regneark

Du sidder sikkert allerede med flere forskellige regneark i forskellige versioner.

Jo større din organisation er, desto flere forskellige regneark og versioner findes der.

Men når dagen så kommer, hvor regnearkene skal sammenholdes eller – værre endnu – sammensættes, skal der bruges unødvendigt mange ressourcer på at få klippe-klistre-arbejdet til at gå op.

Til forskel sikrer Business Intelligence-værktøjet, at I samler det hele i én analyse, hvorfra den enkelte medarbejder kan orientere sig og give input med få klik. Det sparer jer selvsagt for en masse tid.

3) Du minimerer risikoen for fejlindtastninger

Du har sikkert selv oplevet at sidde til et møde, hvor I diskuterer analysens validitet frem for analysens indhold.

Analyse i regneark kan nemlig nemt indeholde mange fejl, fordi det de kræver manuel indtastning og håndtering. Det skaber fejl i formler, referencer og lignende.

Med Business Intelligence-værktøjer minimerer du den manuelle håndtering af dataene.

Det betyder først og fremmest, du sparer en masse tid. Men risikoen for at der opstår fejl bliver også mindre, hvilket sikrer valide og retvisende analyser.

4) Dine data opdateres automatisk på dags- eller timebasis

Selvom du kan automatisere dele af indhentningen af data til regneark, skal du selv tilrette data manuelt og sikre, at de er landet de rigtige steder.

Det fører ofte til, at I kun følger op på kritiske nøgletal ugentligt, månedligt eller kvartalsmæssigt.

En stor fordel ved Business Intelligence-software er, at dataene kan opdateres automatisk helt ned på dags- og timebasis. Det gør det nemt at følge forretningen i realtid, så I kan handle dynamisk og agilt på udsving og muligheder.

Automatiseringen sikrer også, at du sparer tid på rapportering. Du skal fx ikke røre en finger i forbindelse med månedsrapporteringen, som kører helt af sig selv.

5) Du får mere dynamiske analyser

I regneark kan du visualisere dine data med flotte grafik.

Men hvad gør du, hvis du vil tilføje en kolonne eller kommer i tvivl om, hvorvidt tallene er udregnet korrekt?

Du vil formentlig køre videre, med det, du har, eller starte forfra. For det er forbandet svært at ændre datavisualiseringen, når den først er lavet.

Med et Business Intelligence-værktøj vil du kunne vende og dreje dine analyser som du vil med få klik.

Fx kan du fra det forkromede overblik i dit dashboard nemt dykke ned i tallene og undersøge de enkelte områder nærmere.

6) Du bliver uafhængig af regnearks-hajen

Så snart der skal anvendes mere avancerede funktioner i regneark, går mange ofte til den kollega i organisationen, som kan trylle i regneark.

Det er problematisk, for vedkommende kommer nemt til at virke som en flaskehals.

Det kan betyde, at du må vente med at lave analyser, til regnearks-hajen har tid til at hjælpe.

Fordelen med BI-værktøjer er derfor, at det er langt nemmere at forvandle data til den ønskede viden, fordi de enkelte brugere selv kan vende og dreje analyserne, som de ønsker. Samtidig er det langt nemmere at gennemskue, hvordan formler og beregninger er sat op, når det ikke er udviklet af en enkelt person med styr på det hele.

7) Du kan strømline budgetteringsprocessen

Regneark er for mange virksomheder det oplagte værktøj til budgettering.

Men det har sine svagheder – særligt i selve budgetprocessen.

Det er blandt andet en udfordring at konsolidere og samle budgetter fra flere forskellige regneark.

Det giver først og fremmest et betydeligt indtastningsarbejde. Samtidig øges risikoen for at der laves fejl i budgetterne – og så er de altså svære at regne med.

Med BI-værktøjer, hvori der er integreret en løsning til budgettering, kan du komme disse problemer til livs, og det giver en hurtigere, nemmere og fejlfri budgetproces.

Case story

En af de virksomheder, som har høstet både praktiske og strategiske fordele ved at investere i InfoSuites BI-værktøj, er Gasa Nord Grønt.

Det sker blandt andet gennem den automatiske rapportering, som sparer virksomheden for tid og giver medarbejderne adgang til informationer om den aktuelle status:

”Rapporterne gør det nemmere for den enkelte medarbejder at følge med i, hvordan det går for virksomheden, også selvom de ikke sidder direkte og arbejder med salg”, forklarer Pia Kruse, som er IT-Koordinator ved GNG.

Læs hele casen her.

Gasa Nordgrønt bruger InfoSuite Business Intelligence

7 strategiske fordele ved BI-værktøjer

1) Autorisationsstyring giver medarbejderne en fokuseret indsigt

Et BI-værktøj gør det nemmere for virksomheder at dele relevante og opdaterede tal med medarbejderne.

De fleste BI-værktøjer indeholder nemlig funktioner til autorisationsstyring, som giver dig mulighed for at give medarbejdere adgang til lige præcis de data, den enkelte har brug for.

Det hjælper jer med at skabe en datadrevet virksomhedskultur, hvor medarbejderne selv handler på relevante indblik i virksomhedens aktuelle tal.

Helt konkret kan det betyde, at medarbejderne får en bedre forståelse af, hvordan deres arbejde og indsats bidrager til virksomhedens ve og vel.

Det er ofte særligt tydeligt i konkurrenceprægede afdelinger såsom salg, hvor sælgere præsterer bedre, når de har adgang til data om den aktuelle performance.

Hvis du vil have tips til at få data helt ind under huden på dine medarbejdere, kan du downloade vores e-bog om organisatorisk implementering af BI.

2) Effektiv vidensdeling skaber én version af sandheden

Hvis du arbejder med analyse i regneark, opstår der typisk mange forskellige opfattelser af, hvordan det reelt går i virksomheden.

Det sker ganske enkelt fordi, at hver afdeling laver hver deres analyse på baggrund af hvert deres datagrundlag.

Og fordi det er svært for andre i organisationen at tilgå afdelingens regneark, går man hurtigt glip af vigtig vidensdeling.

Det kan i sidste ende føre til, at der bliver truffet forkerte beslutninger, der stikker i hver deres strategiske retning.

Med et BI-værktøj får du én version af sandheden, fordi du samler valide data og præcise analyser i en platform, som automatisk deler informationerne via blandt andet e-mail, web-browser, mobil-app og widgets på intranet.

3) Data sikrer faktabaserede beslutninger

Vi har alle hver vores mening, og den kan være nok så forskellig. Især når diskussionen falder på beslutninger om forretningens fremtid.

Men når virksomhedens beslutningstagere med BI kan tilgå og analysere lige præcis den data, der er relevant for beslutningen, så giver det et mere effektivt grundlag for beslutningstagningen.

Fri for personlige overbevisninger, der ikke kan bakkes op af fakta.

Det sikrer, at alle holder fokus på realiteterne, så der kan træffes en god og faktabaseret beslutning.

4) Fail fast, learn fast

Med regneark samler du ikke automatisk viden om dine aktiviteters resultater.

Til gengæld kan BI-værktøjer automatisk samle data om alle relevante aktiviteter i din forretning.

Det betyder blandt andet, at du kan følge nøgletal for enkelte aktiviteter og løbende teste, om du får succes eller fejler.

Du får opdateret data i realtid. Og det er vigtigt, hvis du vil skrue op for en succesfuld indsats eller lukke ned for et fejlslagent projekt, der truer bundlinjen.

5) Din datahistorik bliver et naturligt analysegrundlag

Det er ikke nemt at trække historiske data ind i en regnearks-analyse – det er formel-ræs og alt andet end dynamisk.

Derfor arbejder mange virksomheder meget simpelt og stringent med datahistorik.

Men historiske data har som bekendt et kæmpe potentiale i forhold til at træffe beslutninger for fremtiden.

Derfor er det en oplagt fordel, at du med BI-værktøjer kan analysere og sammenligne dine data i relative perioder.

Når det er nemt at trække historiske data ind i dit datagrundlag for analysen, så vil det også blive mere naturligt for dig og dine kolleger at benytte dem på en intelligent måde.

6) Du får opbakning til den gode (eller dårlige) mavefornemmelse

Gode resultater er historisk blevet anerkendt som et resultat af virksomhedslederens gode mavefornemmelse.

Sådan vil det sikkert altid være på et eller andet niveau.

Men mavefornemmelsen skal altså bakkes op af indsigt. Og den er ikke desto mindre nemmere at få fat i med et effektivt BI-værktøj, hvor den daglige rapportering med ledelsesinformation sidder lige i skabet.

7) Du får overbevisende rapporter, der skaber opbakning

En af kernefunktionerne I ethvert BI-værktøj er at levere god rapportering.

Det sikrer ikke kun, at I internt er up-to-date med forrentningen.

Det hjælper jer også med at skabe opbakning hos virksomhedens vigtigste interessenter.

Med nuancerede og pålidelige rapporter baseret på aktuelle og valide data giver I helt naturlig udtryk for, at I har orden i penalhuset.

Og det er en god ting på den lange bane – både over for kunder, leverandører og finansielle interessenter.

Det kan nemlig hjælpe jer med at sikre interessenternes opbakning til ønsker, aktiviteter eller krav. Fx hvis du vil ha’ et ja i banken.

Overvejer du at droppe regnearkene til fordel for en BI-løsning?

Så skulle du måske overveje InfoSuite. Vi mener i hvert fald selv, at vi har en af de bedste, danskudviklede løsninger på markedet.

Ring endeligt, eller book en aftale, hvis du vil høre mere. Jeg giver gerne en uforpligtende online-præsentation af vores løsning.


    Ved at sende denne formular accepterer du at InfoSuite A/S indhenter og opbevarer de oplysninger du har opgivet, hvilket kan inkludere navn, stillingsbetegnelse, e-mail, telefonnummer og firma. Derudover opbevarer vi en log over hvilke sider du har besøgt på InfoSuite A/S’ hjemmeside.

    Vi videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for InfoSuite A/S.

    Vi anvender de afgivne oplysninger til at følge op på din henvendelse med henblik på at besvare eventuelle opfølgende spørgsmål, samt for at informere yderligere om InfoSuites løsningstilbud, hvis relevant.

    InfoSuite vil kun behandle og opbevare dine persondata i det tidsrum, det er nødvendigt af hensyn til den fortløbende dialog og til journalisering af kommunikationshistorikken.

    Ønsker du at tilbagekalde dit samtykke og få dine data slettet kan du sende en mail til info@infosuite.dk.



    Anne Mette Christensen
    Kommerciel direktør
    +45 2526 5125
    amc@infosuite.com