Praktiske fordele: Derfor er et BI-værktøj frem for regneark en hjælp i hverdagen

1) Du kan analysere og sammenligne tal fra forskellige kilder og fra forskellige vinkler

Konsolidering af data fra mange systemer er oftest den allertungeste opgave i en økonomiafdeling. Arbejder du udelukkende i klassiske ark, vil du typisk eksportere store datamængder fra dit ERP- og økonomisystem for at berige dem manuelt ved hjælp af komplekse L- og V-opslag. Denne manuelle håndtering suger tid ud af kalenderen. Samtidig er det svært at skabe et retvisende helhedsbillede, fordi de enkelte afdelinger arbejder videre i hvert deres isolerede system. Når du i stedet vælger at kombinere data fra forskellige kilder automatisk, hænger tallene ufravigeligt sammen på tværs af forretningen, så du lynhurtigt kan vinkle analysen.

2) Du slipper for et hav af regneark

Økonomichefer og controllere navigerer dagligt i stakkevis af filer og lokalt gemte dokumenter. Jo større din organisation vokser sig, desto flere uafhængige dokumenter og versioner af “Final_version_3” vil der florere. Når dagen oprinder, hvor filerne endelig skal holdes op mod hinanden eller samles til bestyrelsen, går der meningsløst mange timer med at få klippe-klistre-arbejdet til at stemme. En specialiseret platform sikrer, at I samler al kritisk viden ét sted, hvor medarbejderne orienterer sig i den selvsamme analyse og giver deres input direkte. Det skærer markant ned for ressourceforbruget og frustrationerne.

3) Du minimerer risikoen for fejlindtastninger

Møder på ledelsesgangen bør handle om at lægge den rette forretningsstrategi, men ofte ender dyrebar mødetid som en diskussion om tallenes validitet. Manuel rapportering i Excel medfører nemlig en overhængende risiko for usynlige fejl i formler, forskudte referencer og forkerte cellehenvisninger, som først opdages alt for sent. Automatiserede dataflows fjerner selve roden til den menneskelige datahåndtering, og dermed mindsker du risikoen drastisk. Resultatet er solide, gennemskuelige og retvisende rapporter, som hele bordet trygt kan stole på fra allerførste slide.

4) Dine data opdateres automatisk på dags- eller timebasis

Selv hvis du mestrer tunge makroer og delvis automatisering, kræver det ofte en menneskelig hånd at sikre, at nye tal lander hundrede procent korrekt i modellen. Den indbyggede friktion betyder, at rigtig mange afdelinger kun formår at følge op på kritiske nøgletal på ugentlig eller endda månedlig basis. Den helt store tekniske gevinst ved software er muligheden for at trække opdateringer helt ned på timebasis. Det giver ledelsen frihed til at følge udviklingen i realtid og handle agilt på pludselige udsving, mens selve månedsafslutningen bliver en ukompliceret opgave, der kører af sig selv.

5) Du får mere dynamiske analyser

Du kan uden problemer opsætte flotte og farverige grafer lokalt på din computer. Udfordringen melder sig lynhurtigt under et møde, hvor salgsdirektøren beder dig tilføje en ny kolonne eller bryde tallene ned på et lavere kundeniveau. Har du først bygget en fast struktur, bliver du ofte nødt til at starte helt forfra. Vælger du en professionel løsning, kan du vende og dreje tallene fuldstændig interaktivt under selve præsentationen. Fra det store overblik i et interaktivt dashboard kan du med få klik bore dig helt ned til transaktionsniveauet.

6) Du bliver uafhængig af regnearks-hajen

Næsten alle større organisationer huser en uofficiel regnearks-haj – den dygtige kollega, der lynhurtigt gennemskuer selv de mest avancerede makroer og indlejrede hvis-formler. Det lyder praktisk i hverdagen, men denne person forvandles lynhurtigt til en uhensigtsmæssig flaskehals. Når vedkommende tager på ferie, står afdelingen handlingslammet tilbage. Ved at flytte analyserne over i et åbent og standardiseret system demokratiserer du virksomhedens indsigt. Logikken ligger klart tilgængelig i bagvedliggende kuber i stedet for at være skjult i kodestumper.

7) Du kan strømline budgetteringsprocessen

Budgettering i regneark er fortsat udgangspunktet for ufatteligt mange finansafdelinger, men metoden spænder ofte ben for tempoet. Særligt selve konsolideringen af budgetterne fremtvinger tunge processer, hvor dokumenter sendes frem og tilbage via e-mail mellem de afdelingsansvarlige. Den arbejdsgang medfører stor risiko for fejl og overskrevne data. Løser I opgaven i et system, der inkluderer en dedikeret løsning til budgettering, forsvinder disse barrierer fuldstændig. Modellen samler indtastningerne automatisk, og du opnår en hurtig og sikker budgetproces.

1) Du kan analysere og sammenligne tal fra forskellige kilder og fra forskellige vinkler

Og det gør du altså ikke bare lige i regnearkene. Her vil du typisk kopiere data fra dit ERP- og økonomisystem til regnearket og berige dem ved hjælp af L- og V-opslag.

Det er en manuel, tidstung og utrolig fejlbehæftet proces.

Samtidig er det svært at kombinere data fra forskellige kilder og kuber, og tallene hænger sjældent sammen på tværs af forretningen, fordi hver afdeling arbejder i hvert deres regneark

I sidste ende betyder det, at du ender med forsimplede analyser, der ikke giver et fyldestgørende billede af virkeligheden.

 

2) Du slipper for et hav af regneark

Du sidder sikkert allerede med flere forskellige regneark i forskellige versioner.

Jo større din organisation er, desto flere forskellige regneark og versioner findes der.

Men når dagen så kommer, hvor regnearkene skal sammenholdes eller – værre endnu – sammensættes, skal der bruges unødvendigt mange ressourcer på at få klippe-klistre-arbejdet til at gå op.

Til forskel sikrer Business Intelligence-værktøjet, at I samler det hele i én analyse, hvorfra den enkelte medarbejder kan orientere sig og give input med få klik. Det sparer jer selvsagt for en masse tid.

 

3) Du minimerer risikoen for fejlindtastninger

Du har sikkert selv oplevet at sidde til et møde, hvor I diskuterer analysens validitet frem for analysens indhold.

Analyse i regneark kan nemlig nemt indeholde mange fejl, fordi det de kræver manuel indtastning og håndtering. Det skaber fejl i formler, referencer og lignende.

Med Business Intelligence-værktøjer minimerer du den manuelle håndtering af dataene.

Det betyder først og fremmest, du sparer en masse tid. Men risikoen for at der opstår fejl bliver også mindre, hvilket sikrer valide og retvisende analyser.

 

4) Dine data opdateres automatisk på dags- eller timebasis

Selvom du kan automatisere dele af indhentningen af data til regneark, skal du selv tilrette data manuelt og sikre, at de er landet de rigtige steder.

Det fører ofte til, at I kun følger op på kritiske nøgletal ugentligt, månedligt eller kvartalsmæssigt.

En stor fordel ved Business Intelligence-software er, at dataene kan opdateres automatisk helt ned på dags- og timebasis. Det gør det nemt at følge forretningen i realtid, så I kan handle dynamisk og agilt på udsving og muligheder.

Automatiseringen sikrer også, at du sparer tid på rapportering. Du skal fx ikke røre en finger i forbindelse med månedsrapporteringen, som kører helt af sig selv.

 

5) Du får mere dynamiske analyser

I regneark kan du visualisere dine data med flotte grafik.

Men hvad gør du, hvis du vil tilføje en kolonne eller kommer i tvivl om, hvorvidt tallene er udregnet korrekt?

Du vil formentlig køre videre, med det, du har, eller starte forfra. For det er forbandet svært at ændre datavisualiseringen, når den først er lavet.

Med et Business Intelligence-værktøj vil du kunne vende og dreje dine analyser som du vil med få klik.

Fx kan du fra det forkromede overblik i dit dashboard nemt dykke ned i tallene og undersøge de enkelte områder nærmere.

 

6) Du bliver uafhængig af regnearks-hajen

Så snart der skal anvendes mere avancerede funktioner i regneark, går mange ofte til den kollega i organisationen, som kan trylle i regneark.

Det er problematisk, for vedkommende kommer nemt til at virke som en flaskehals.

Det kan betyde, at du må vente med at lave analyser, til regnearks-hajen har tid til at hjælpe.

Fordelen med BI-værktøjer er derfor, at det er langt nemmere at forvandle data til den ønskede viden, fordi de enkelte brugere selv kan vende og dreje analyserne, som de ønsker. Samtidig er det langt nemmere at gennemskue, hvordan formler og beregninger er sat op, når det ikke er udviklet af en enkelt person med styr på det hele.

 

7) Du kan strømline budgetteringsprocessen

Regneark er for mange virksomheder det oplagte værktøj til budgettering.

Men det har sine svagheder – særligt i selve budgetprocessen.

Det er blandt andet en udfordring at konsolidere og samle budgetter fra flere forskellige regneark.

Det giver først og fremmest et betydeligt indtastningsarbejde. Samtidig øges risikoen for at der laves fejl i budgetterne – og så er de altså svære at regne med.

Med BI-værktøjer, hvori der er integreret en løsning til budgettering, kan du komme disse problemer til livs, og det giver en hurtigere, nemmere og fejlfri budgetproces.