Hvad er Business Intelligence (BI)?

Business Intelligence – ofte forkortet til BI – er blevet et vigtigt værktøj for mange moderne virksomheder. Det hjælper dem nemlig med at blive klogere på deres data.

Her giver vi dig det forkromede overblik over, hvad Business Intelligence egentlig er, og hvorfor BI-software spiller så afgørende en rolle for mange virksomheder.

Business intelligence – kort forklaret

BI (business intelligence) handler om at transformere den rå data, virksomheder ligger inde med om deres forretning, til meningsfulde indsigter, som kan bruges til optimere forretningen.

For at kunne arbejde med BI skal du have et system, der kan indhente data fra forskellige datakilder, og berige og transformere dem til reelle indsigter. Til sidst præsenterer systemet dine indsigter, så du kan træffe faktabaserede beslutninger og drive en mere effektiv virksomhed.

BI hjælper dig med at få et overordnet overblik over din forretning. Men det hjælper dig også med at få dybdegående indsigter ned til mindste detalje. Derfor benytter mange virksomheder deres BI-platform på både et strategisk, taktisk og operationelt niveau.

På det strategiske niveau bruger topledelsen indsigterne til at udstikke retningen for virksomheden. Her understøtter BI, at direktionens mavefornemmelser bakkes op af benhårde fakta. På et taktisk plan kan BI eksempelvis hjælpe med at identificere hullerne i badekarret eller at lægge salgs- og projektbudgetter med udgangspunkt i historiske data. Og på det operationelle plan kan afdelingsledere eksempelvis justere driften eller aktiviteterne efter den aktuelle performance.

Hvad end man arbejder med BI på et strategisk, taktisk eller operationelt niveau, vil man typisk arbejde med det samme BI-værktøj.

Hvad er et BI-værktøj?

BI-værktøjets primære funktion er at omdanne dine data til analyser, rapporter, dashboards, grafer mm, som giver virksomheden og dens medarbejdere overblik og detaljerede indsigter om forretningens performance.

Den primære grund til, at virksomheder går på udkig efter en BI-løsning, er, at deres data er spredt ud over flere forskellige systemer. Det gør det umuligt at skabe sig et sammenhængende billede af situationen og knytte specifikke årsagsforklaringer til eventuelle udsving. Med andre ord er det umuligt at basere sin ledelse på valide data uden et BI-værktøj.

Et BI-værktøj vil typisk drives af ETL, som kort fortalt indhenter data fra dine datakilder, placerer, håndterer og transformerer dem i et data warehouse for til sidst at præsentere det hele i en klient på din computer, tablet eller mobiltelefon.

Derudover er det en af BI-løsningens fornemmeste opgaver at fungere som en fælles platform, hvorfra virksomhedens nøglepersoner kan hente den viden, de har brug for, nemt og hurtigt. Ved at skabe en fælles platform sikrer man nemlig, at der ikke længere sættes spørgsmålstegn ved validiteten af tallene. Der arbejdes derfor kun ud fra én og samme version af sandheden.

Du kan læse mere om InfoSuites BI-værktøj her.

BI fra InfoSuite

Prøv InfoSuites BI-værktøj gratis

Download InfoSuite Business Intelligence, og afprøv, hvordan du kan få mere værdi ud af dine data.

Få inspiration til analyse- og forretningsoptimering med InfoSuites nyhedsbrev

Ved at sende denne formular accepterer du at InfoSuite A/S indhenter og opbevarer de oplysninger du har opgivet, hvilket kan inkludere navn, stillingsbetegnelse, e-mail, telefonnummer og firma. Derudover opbevarer vi en log over hvilke sider du har besøgt på InfoSuite A/S’ hjemmeside.

Vi videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for InfoSuite A/S.

Vi anvender de afgivne oplysninger til at følge op på din henvendelse med henblik på at besvare eventuelle opfølgende spørgsmål, samt for at informere yderligere om InfoSuites løsningstilbud, hvis relevant.

InfoSuite vil kun behandle og opbevare dine persondata i det tidsrum, det er nødvendigt af hensyn til den fortløbende dialog og til journalisering af kommunikationshistorikken.

Ønsker du at tilbagekalde dit samtykke og få dine data slettet kan du sende en mail til info@infosuite.dk.

Hvilke organisationer kan arbejde med BI?

I princippet kan alle organisationer arbejde med BI. Både private-, offentlige- og halvoffentlige organisationer – store som små – kan blive klogere på deres forretning, indsatser og aktiviteter ved at kigge deres data i sømmene.

Og hvorfor kan alle så det? Fordi stort set alle organisationer i kraft af digitaliseringen gemmer på et hav af data – data, som i de fleste tilfælde er svære at knytte til reelle, konkrete og handlingsanvisende indsigter. En virksomhed kan eksempelvis få indsigt i, hvordan sælgerne præsterer på de forskellige produktkategorier. En kommune kan fx få indsigter i hjemmeplejens effektivitetsniveau og benchmarke det med nabokommunens. Og en halvoffentlig forsyningsvirksomhed kan forudsige kommende kapacitetsudfordringer.

Netop fordi BI rummer så mange muligheder for anvendelse, så kan BI skabe værdi for rigtig mange virksomheder.

Hvilke fordele giver et business intelligence-værktøj?

Dataindsigter gør virksomheder klogere på deres forretning. Det giver nye perspektiver på aktuelle problemstillinger og hjælper med at identificere, hvordan der kan optimeres og effektiviseres på forskellige forretningsområder. På den måde kan BI give virksomheder følgende konkrete, konkurrencemæssige fordele:

  1. Overblik: Gennem dashboards, KPI-opfølgninger og rapporter giver BI-værktøjet virksomhedsledere et overordnet billede af forretningen.
  2. Indblik: Samtidig får man mulighed for at dykke helt ned i de mest detaljerede data, hvilket giver mulighed for at finde hullerne i badekarret og optimere forretningen på et detaljeret niveau.
  3. Produktivitet: En BI-løsning automatiserer en masse processer i virksomheden. Fx slipper controlleren for at hoppe ud og ind af 47 forskellige dokumenter, når de finansielle rapporter skal skrives, ligesom produktionslederen kan få indsigter i ugens kapacitet med et klik. BI kan altså spare dig tid – hvordan, kan du læse mere om her.
  4. Transparens: Når virksomheder implementerer en BI-løsning, vil de typisk få indblik i data, de slet ikke vidste fandtes. Det gør det nemmere for virksomhedslederen at identificere udfordringer og muligheder.
  5. Målrettethed: Eftersom virksomheder pludselig dagligt får opdateret og visualiseret deres performance, bliver det nemmere at styre virksomheden og de forskellige forretningsområder mod de opsatte mål.

For at virksomheder overhovedet får værdi ud af deres BI-investering, så er det vigtigt, at værktøjet bliver implementeret som en integreret del af virksomhedens processer. Det kan være ret udfordrende, fordi mange endnu ikke er vante til at arbejde datadrevet.

Derfor har vi skrevet en guide med vores bedste råd til at komme godt og sikkert i gang med business intelligence. Den kan du hente her.

Tre værdifulde udbytter, virksomheder får med business intelligence

1. Forbedret økonomi

En af de primære årsager til, at virksomheder investerer i business intelligence, er, at det kan forbedre økonomien. De data, et BI-system giver virksomheden indsigt i, gør det nemlig muligt at øge omsætning, reducere omkostninger og minimere tidsforbrug på administrative opgaver.

Implementering af BI er naturligvis forbundet med omkostninger, men mange erfaringer har vist, at disse hurtigt er tjent ind, såfremt at processen og implementeringen er vellykket.

En af de seneste analyser omkring ROI på business intelligence er foretaget af Nucleaus Research, som specialiserer sig i at analysere værdien af teknologi.

Undersøgelsen blev foretaget blandt amerikanske firmaer i alle størrelser på tværs af flere industrier og med forskellige typer af BI-løsninger.

Nucleaus Research har vurderet ROI på business intelligence ud fra tre niveauer, alt efter hvor meget BI-løsningen rulles ud og tages i brug i virksomheden.

Automatisering: BI kan automatisere rapporteringen. Det eliminerer masser af manuelt arbejde, hvilket betyder, at virksomheder sparer tid og antallet af fejl i rapporteringen. På den måde opnås en gennemsnitlig ROI på 188 %.

Taktisk brug af business intelligence: Hvis virksomheden også formår at udnytte business intelligence til at planlægge taktiske indsatser på et datagrundlag og træffe bedre beslutninger baseret på fakta kan virksomheder opnå en gennemsnitlig ROI på 389 %.

Strategisk brug af business intelligence: Ultimativt kan virksomheder lykkes med at udbrede BI på tværs af hele organisationen. Når BI anvendes til at tilpasse driften til de overordnede, strategiske målsætninger, så kan man opnå en gennemsnitlig ROI på 968 %.

Der er altså stor økonomisk fornuft forbundet til at investere i BI. Det underbygger undersøgelsen også, da den viser, at for hver krone investeret i business intelligence er der en fortjeneste på 13 kroner!

Hvis du vil have vurderet ROI for en investering i BI i din virksomhed, kan du nemt komme i kontakt med en af vores dygtige BI-konsulenter. Så vil vi give vores bud på, hvor og hvordan BI kan skabe værdi for din forretning.

Ring mig op

Alle virksomheder skal levere resultater – og gode resultater opnås ved målrettede handlinger og adfærd. Med BI skaber man de bedste betingelser for succes, fordi du kan følge op på resultaterne af medarbejdernes handlinger. Men det kræver, at håndteringen af data og implementeringen af BI gribes rigtigt an.

En væsentlig forudsætning for en vellykket BI-proces og implementering, er at definere de centrale og målbare KPI’er, der understøtter virksomhedens strategiske mål og prioriteter.

Det er således ikke kun BI-platformens kvalitet, der er afgørende, men også udbyderens/leverandørens kompetencer og evner til at udfordre ledelsen, stille de rigtige spørgsmål og skabe en god proces.

Når først man har en BI-løsning, der leverer valide data med høj kvalitet om forretningen, kan man få besvaret centrale spørgsmål om virksomhedens performance:

– Hvad er vores mål?
– Hvordan når vi dem?
– Hvordan går det lige nu?
– Og hvad skal der gøres?

De centrale KPI’er, der besvarer disse spørgsmål kan for eksempel præsenteres via intuitive dashboards, der giver det fulde billede af forretningens performance i forhold til målene. Fra dette overblik er det nemt at dykke længere ned i de områder, der skal analyseres nærmere.

På den måde hjælper en BI-løsning til at få virksomheden og dens medarbejdere til at præstere bedst muligt.

3. Effektiv distribution af viden

Hastigheden hvorved viden distribueres er også blevet afgørende for virksomheder, der opererer i en omskiftelig virkelighed. Hvis der opstår afvigelser i dataene, og nogle af virksomhedens tal viser sig at være på et kritisk niveau, er det vigtigt, at det hurtigt opdages, og at man nemt kan videregive informationerne om afvigelserne til de rette personer.

Med en BI-løsning er det nemt at tydeliggøre kritiske værdier. Samtidig kan du gøre de kritiske værdier målbare og sende automatiske e-mails og notifikationer med opdateringer til de rette medarbejdere i tilfælde af afvigelser.

Indsamling og berigelse af data har begrænset værdi, hvis rapporterne, der dataene kreerer, ikke distribueres tilstrækkeligt i organisationen.

Også her kan en effektiv BI-platform hjælpe. Nogle løsninger er nemlig udstyret med en rapport-funktion, hvor man let og automatisk kan distribuere centrale rapporter til de rette personer per e-mail.

Dermed bliver det let at distribuere information rundt til medarbejderne. Omkostninger og tid til periodisk udarbejdelse af rapporter reduceres derfor også kraftigt.

Ligeledes åbner mobil BI også op for, at medarbejderne nemt og hurtigt kan få adgang til opdateret viden via deres mobil eller tablet.

Business intelligence handler Business Intelligence handler om menneskerlige så meget mennesker

En af de største udfordringer ved beslutningen om at integrere business intelligence i en virksomhed er typisk, at beslutningstagerne fokuserer for meget på selve teknologien. Man bør i stedet kigge til de mennesker, der skal bruge værktøjet og have gavn af det i dagligdagen. Når vi for eksempel udvikler på vores BI-løsning, så tager vi altid udgangspunkt i de mennesker, der skal bruge værktøjet. Det er nemlig menneskene, som forvandler indsigterne, BI leverer, til forretningsværdi på bundlinjen.

Det handler om, hvor meget tid medarbejdere kan spare i deres hverdag, og hvordan beslutningsprocesser generelt kan optimeres. Derfor bliver BI først en succes en, når medarbejderne i virksomheden tager den datadrevne kultur til sig.

Du kan læse mere om hvilke barrierer, der er for at få succes med BI her.

10 forretningsområder, som virksomheder kan optimere med business intelligence

Det giver mening at bruge BI alle de steder i forretningen, hvor der er data. Derfor ligger der også mange anvendelsesmuligheder i en BI-løsning. Det er de færreste virksomheder, som har implementeret BI på alle områder af forretningen, selvom muligheden er der. De fleste vælger nemlig at fokusere deres BI-indsats på de dele af forretningen, hvor det giver allermest mening for netop dem at lede, drive og optimere på et datagrundlag.

1. Forbedret styring og opfølgning på salg

For at fastholde et effektivt salgsarbejde er det nødvendigt med nem adgang til opdateret viden.

Med en BI-løsning kan du analysere salgsresultater og indsatser fra mange forskellige vinkler, såsom pr. produkt, kunde, salgsområde, salgsteam, sælger og helt ned til den enkelte sælger.

Det gør det nemt at holde styr på, hvilke kunder og produkter der er mest profitable for din forretning – og hvilke der ikke er!

Nem adgang til opdaterede analyser vil også gøre det nemmere for dig at optimere din forretning, mens du har fokus på kundens bedste interesse, da det blandt andet vil blive lettere at følge op på fakturaer, leveringstider, leveringssikkerhed, returneringer og kreditnotaer.

2. Optimering af indkøb og lager

Den rette håndtering af leverandører er nøglen til kvalitet og omkostningseffektivitet. Der ligger således et stort potentiale for øget indtjening gennem forbedret overvågning og styring af både indkøb og lager.

Med det rette analyseværktøj kan du overvåge og agere på alle vigtige aspekter af en virksomheds indkøbs- og supply chain-håndtering, såsom:

  • Bestilte contra leverede varer
  • Åbne ordrer og forsinkede leveringer
  • Leveringstid og leveringssikkerhed
  • Faktiske kostpriser i forhold til estimerede
  • Kreditorsaldi etc.

I det omfang, at der arbejdes med fysiske lagre, kan BI skabe indsigt og overblik, så man undgår høj binding af værdi, eller pludselig står med tomme lagerhylder, når behovet er størst.

3. Produktionsoptimering

Produktionsvirksomheder skal have overblik over utroligt mange oplysninger – fra forecasts og planer til ressourceforbrug over leverandører og meget mere.

Ud over at en BI-løsning kan hjælpe til med at skabe overblik over hele værdikæden, kan det ligeledes hjælpe produktionsvirksomheder til at analysere vigtige punkter såsom:

  • Produktionsordre og -kapacitet
  • Materialeforbrug
  • Tidsforbrug i produktionsprocesser
  • Defekter
  • Medarbejderperformance

4. Bedre kundeservice

God kundeservice er vigtig for enhver forretning. En BI-løsning kan skabe det komplette overblik gennem en grundig analyse af f.eks. telefonidata. Med løsningen kan du bl.a. analysere på:

  • Antal besvarede og ubesvarede opkald
  • Gennemsnitlig ventetid
  • Opkaldsvarighed
  • Fordeling af opkald hen over dagen, ugen og måneden
  • Sammenligning af antal opkald i forhold bemanding for at identificere og undgå mulige flaskehalse
  • Gennemsnitlig svartid per servicemedarbejder

Baseret på sådanne analyser vil man kunne spotte potentielle mangler i servicegraden samt sikre den rette bemanding tilpasset fordelingen af opkald.

BI hos Haribo

Slikproducenten Haribo bruger til dagligt Business Intelligence som en del af arbejdet med salg. Tidligere havde medarbejderne kun adgang til begrænsede analyser, og det krævede mange ressourcer at gøre disse analyser klar. I dag får salgsafdelingen via InfoSuite direkte adgang til en række værdifulde og nødvendige statistikker som udarbejdes helt automatisk.

“Vi bruger InfoSuite rigtig meget i forbindelse med vores salg, og det giver os mulighed for at analysere vores salgsdata fra en række forskellige vinkler”, forklarer Anders Bloch der er IT Manager hos Haribo.

Læs hele casen her.

Haribo benytter InfoSuite Business Intelligence på alle områder af forretningen

5. Regnskabs- og budgetopfølgning

En BI-platform letter arbejdet med regnskab, konsolidering og likviditetstyring.

Balancer, regnskaber og resultatopgørelser udarbejdes og opdateres nemt og hurtigt, ligesom det også bliver betydeligt nemmere at følge op på alle kreditorer og kreditorbalancer, gennemsnitlig kredittid og betalingsdage samt beløb, der snart bliver forfaldne.

Således skabes et hurtigt indblik i hvilke likvide beløb, der skal være til rådighed, samt i hvilken valuta. Dette kan for eksempel danne baggrund for en gennemgang af betalingsbetingelser mod kreditorer.

Hvis BI-løsningen ligeledes tilbyder funktionaliteter til indtastning af budgetter, bliver budgetindtastningen meget nemmere, og de historiske data ligger allerede klar som grundlag. Det nye budget integreres efterfølgende nemt i den løbende rapportering.

Ved at alle funktioner bygger på samme datakilde og præsenteres i samme platform, spares der masser af tid sammenlignet med separate excel-baserede arbejdsprocesser, og det er nemt at finde sammenhængende årsagsforklaringer til afvigelser.

BI i tekstilkoncernen PWT Group

Tekstilvirksomheden PWT Group bruger Business Intelligence til styring af lagre, indkøb, butiksdrift samt til budgettering.

“Tidligere har hver enkelt kæde selv stået for indkøb gennem de enkelte indkøbschefer eller regionschefer, som har varetaget opgaverne. Så lavede vi omstruktureringer, som betød, at vi trak denne opgave væk fra kæderne og lavede det til en central funktion. Derfor havde vi brug for et værktøj til at håndtere budgetprocesser og efterfølgende indkøbsprocesser. Det krævede, at vi havde meget mere end bare Excel-ark”, forklarer Mark Jensen som er Business Developer hos PWT Group. 

 Læs hele casen.

6. Effektiv projektstyring

En effektiv BI-platform kan skabe et samlet overblik over virksomhedens projekter, hvilket er yderst værdifuldt for enterprise-forretninger og andre projektorienterede virksomheder. Det er blandt andet muligt at følge op på:

  • Omkostninger til materialeforbrug og brug af underleverandører
  • Medarbejdernes timefordeling
  • Færdiggørelsesgrader på projekter i relation til både tid og omkostninger
  • Årsagsforklaringer på projektniveau og bilagsniveau

Med en BI-løsning kan meget af dette således analyseres i dybden hvorved det bliver nemmere at optimere enterpriseopgaver, serviceopgaver og alle andre typer af opgaver.

7. Bedre marketingindsigter

Marketing kampagner kan trackes nemt og hurtigt, og det er muligt at benchmarke kampagners perfomance til brug for planlægning af fremtidige kampagner.

I og med BI-løsninger ofte lader dig sammenligne data på tværs af datakilder, bliver det også muligt at analysere og sammenstille kampagner og generelle marketingaktiviteter på tværs af medier, platforme og meget mere.

Kører dine kampagne online, og har du udfordringer med datakvaliteten og funktionaliteten i Google Analytics, kan en BI-proces dels rense historiske data, og dine webdata kan herefter direkte indlæses i din BI platform og erstatte Google Analytics.

8. Effektiv sagsstyring

Særligt rådgivningsvirksomheder som eksempelvis advokatselskaber arbejder med timesalg. Og her er sagsstyring helt afgørende for en effektiv drift og sund økonomi. Med et BI-system kan virksomheder styre, analysere og følge op på deres timesager og derved optimere og effektivisere i en sådan grad, det ses på bundlinjen.

Hvordan bliver timerne brugt? Hvilke timer, som skulle være faktureret, er ikke blevet det? Og hvilke sager er typisk ikke-rentable?

Alt sammen kan virksomheder, der opererer med timesalg, finde svar på med business intelligence. På den måde kan de hæve faktureringsgraden og opnå bedre økonomiske resultater.

Kom godt i gang med BI

Står I overfor at skulle implementere en BI-løsning så er det yderst vigtigt at huske den organisatoriske forankring.

Vi har sammensat denne guide til dig med 7 tips til, hvordan du sikrer at brugerne i din virksomhed tager den nye BI-investering til sig.

Guide – organisatorisk forankring af BI
Guide: Organisatorisk implementering af Business Intelligence

9. Automatiseret konsolidering

For mange virksomheder med dattervirksomheder eller flere selskaber er konsolidering af regnskaber en både kompleks og tidskrævende affære. Og det er den, fordi det typisk er manuel opgave som skal udføres minutiøst og fejlfrit, samtidig med at man overholder både regnskabs- og lovmæssige principper.

Her kan et BI-værktøj hjælpe virksomheder med at effektivisere og automatisere de tungeste dele af regnskabsprocessen.

Ved business intelligence indsamler man nemlig alle data i koncernen i ét datawarehouse, med den rigtige software kan du derfra automatisk håndtere elimineringer, sammenlægninger og forskellige valuta.

10. Optimeret butiksperformance

BI kan hjælpe virksomheder i detailbranchen til at få det fulde overblik over rentabiliteten på produkter, den daglige drift og de enkelte butikkers performance. På den måde kan butiksvirksomheder få indblik i alle de vigtige parametre inden for branchen og dermed det bedst mulige grundlag for at træffe de rette beslutninger.

Det giver mulighed for at optimere salget på bestemte kategorier, minimere lageret, kontrollere prisfastsættelser og forbedre virksomhedens overordnede performance på tværs af salgskanaler.

Prøv InfoSuite nu

Sådan kommer du i gang med en BI-løsning

Der er mange faldgruber, når man skal arbejde med business intelligence for første gang. For når først systemet er sat op og softwaren er installeret er der stadig et stykke vej, før man får værdi for investeringen.

På baggrund af vores erfaring med at implementere flere hundrede BI-projekter, har vi samlet en kort guide med de 8 vigtigste råd til at opnå en succesfuld BI-implementering. Den kan du læse her.

Du er også mere end velkommen til at kontakte os på 7214 4100, hvis du har spørgsmål til business intelligence eller InfoSuite.