Du tager allerede et kig på vejrudsigtens femdøgns-prognose, inden du lægger planer for weekenden. For du vil selvfølgelig undgå at klippe hæk eller invitere til grillaften i regnvejr, ikke? På samme måde bør du udarbejde forecasts for den kommende tids salg, likviditet mm.

Med kvalificeret og databaseret forecasting får din virksomhed en klar konkurrencefordel. De hjælper dig nemlig med at tilpasse driften og kapaciteten i forhold til indkøb, produktion og lager. Derudover er dine forecasts forudsigelser gode input i en rullende budgetteringsproces.

Men hvordan får du det optimale ud af jeres forecasting? Det vil jeg forsøge at give dig svaret på her.

1. Afdæk behov og bestem formål

Der findes et hav af forskellige forecasts, og derfor er det vigtigt at identificere behovet og at fastlægge formålet ud fra virksomhedens strategi og situation. Det giver fx mening at udarbejde et likviditets-forecast, hvis du har begrænset likviditet. Det kan blandt andet give dig et overblik over ind- og udbetalinger og mulighederne for at skaffe likviditet ved at sælge ud af dit lager.

Det kan også være, at du har en ambitiøs vækststrategi. Her kan du få brug for et kvalificeret forecast på din forventede markedsvækst, når du skal jagte nye investorer. Slutteligt er det nærliggende at arbejde med forecasts i produktionsvirksomheder, hvor du med udgangspunkt i ordrebeholdning og salgsprognoser kan tilpasse produktionen og udnytte flaskehalse.

Du kan med fordel udarbejde rullende forecasts på forskellige forretningsområder, og samle dem i ét overordnet forecast for din virksomhed. Det giver dig et unikt indblik i din forretnings nærmeste fremtid, og du kan tilpasse dine aktiviteter løbende, i takt med at tallene i dine forecasts udvikler sig.

2. Fastlæg tidshorisonten

Et vigtigt parameter inden for forecasting er tidshorisonten. Mange virksomheder bruger den samme tidshorisont, hver gang der skal udvikles et forecast. Men den holder ikke, for det er sjældent, at den samme horisont giver mening på tværs af områder og funktioner i organisationen. Ligeledes varierer dine leverancers lead time, hvilket gør det absolut nødvendigt at operere med velovervejede tidshorisonter.

Det er for eksempel spildt arbejde at udvikle et salgsforecast for den kommende måned, hvis virksomheden alligevel skal bruge to på at justere disponeringen af produktion og kapacitet. Derfor er det en vigtig øvelse at afstemme præcise tidshorisonter for de forskellige forecasts, I aktivt ønsker at inddrage i jeres ledelse af virksomheden.

Det er desuden værd at overveje, hvor lang en periode forecastet skal dække. For selvom man efterhånden kan forudsige en del, så bliver prognosen mere usikker, jo længere ud i fremtiden den kigger.

3. Registrér periodeforskydninger

Hvis du ligger inde med historiske data på dine salg, så er det oplagt at trække dem ind i et forecast. Dataene her kan nemlig sige en hel del om, hvordan efterspørgslen typisk udvikler sig over uger, måneder og år, hvilket gør det muligt at detailplanlægge drift og produktion.

Men det er farligt at stole blindt på din salgshistorik. Den viser nemlig ikke, hvordan uforudsete faktorer som eksempelvis leveringsproblemer eller behovsændringer hos kunder, har resulteret i markante forskydninger i salget. Forskydninger, som betyder, at salget i én periode pludseligt fremgår større eller mindre, end det burde.

For at få rigtige og valide data til dine forecasts er det derfor vigtigt at registrere, hvornår dine kunder skulle have haft produktet, og ikke hvornår du leverede det. Det gør du fx ved at periodetilpasse dine data til forecastet eller bruge et gennemsnit til at udligne periodeforskellen i budgetgrundlaget.

4. Saml og systematisér processen

Mange virksomheder opererer med forecasts på flere niveauer og områder i organisationen. Det betyder blandt andet, at opgaven om at udvikle forecasts er fordelt ud over flere medarbejdere, som har hver deres tilgang til opgaven.

Samtidig er forecast-processen for mange virksomheders vedkommende ikke systematiseret. Det har ofte den konsekvens, at forecastet bliver udarbejdet med forskellige formål og fremgangsmåder fra gang til gang. Samlet set betyder det, at det bliver unødvendigt svært at lave præcise prognoser, som man kan sammenligne på tværs og over tid.

Det kan derfor være en god idé at specialisere en lille gruppe af medarbejdere i at udvikle forecasts, så opgaven ikke er spredt ud over hele organisationen. Ligeledes kan det være en god idé at samle processen i én software-løsning, der har en dedikeret forecast-funktion. På den måde forenkler I processen om at udarbejde valide og præcise forecasts.

5. Få organisationen med

Dit arbejde med forecasts er fuldkommen ligegyldigt, hvis det ikke aktiveres i din organisation. For hvis der ikke handles på de uoverensstemmelser eller muligheder, som tallene i forecastet frembringer, så skaber det ingen værdi. Derfor er det nødvendigt at fastlægge en god proces for, hvordan I integrerer jeres forecasts i driften af virksomheden.

Og her taler jeg altså ikke kun om, hvordan du og topledelsen handler på prognoserne. Nej, tværtimod. Det giver nemlig også god mening at opdyrke en kultur, hvor medarbejderne i de forskellige funktionsområder selv tyr til handling. Start eksempelvis med at skabe gennemsigtighed omkring prognoserne bredt i organisationen og opfordre til, at afdelingerne selv laver handlingsplaner for uoverensstemmelser. På den måde kan afdelingerne hurtigt tilpasse aktiviteterne, hvis der er overskudskapacitet på maskiner eller nedgang i salget.

Det resulterer dermed i både agilitet, effektivitet og veldrift, når hele organisationen udnytter værdien af jeres forecasts.