Hvad kan man bruge Business Intelligence til?

Start, hvor det giver mest mening i din forretning

Selvom potentialet er enormt, er det de færreste virksomheder, der implementerer BI på samtlige områder fra dag ét. Det vil oftest være en alt for stor mundfuld, som risikerer at kvæle projektet, før det overhovedet er kommet i gang. Succesfuld BI i praksis handler i høj grad om prioritering.

De mest modne organisationer inden for datadrevet ledelse er typisk startet i én specifik afdeling, hvor smerten over manglende indsigt var størst. For en produktionsvirksomhed kan det være spild i maskinparken, der koster dyrt, mens en handelsvirksomhed måske har et akut behov for at binde mindre kapital i varelageret. Ved at udvælge ét strategisk fokusområde kan I bygge løsningen op skridt for skridt. Når den første afdeling høster gevinsterne og mærker den sparede tid på rapportering, spreder interessen sig helt naturligt til resten af huset.

10 forretningsområder du kan optimere med Business Intelligence

Herunder finder du ti klassiske forretningsområder, hvor adgang til opdaterede og letlæselige data skaber målbar værdi. Listen giver dig et indblik i, hvad man kan bruge Business Intelligence til på tværs af organisationen.

1. Styring og opfølgning på salg

Salgsorganisationen er ofte det første sted, virksomheder retter blikket, når de investerer i data. En dybdegående salgsanalyse giver jer mulighed for at dissekere jeres salgsresultater ned til mindste detalje. Du kan bryde tallene ned per produkt, kunde, salgsområde, salgsteam eller helt ned til den enkelte sælger. Det giver et transparent billede af, hvem der performer, og hvor der er plads til forbedring.

Et dashboard til salgsafdelingen afslører hurtigt, hvilke kunder og produkter der reelt er profitable, når rabatter og tidsforbrug regnes med. Ofte viser det sig, at de kunder, der køber for mest, ikke nødvendigvis bidrager med den største bundlinje. Samtidig får I et stærkt værktøj til løbende opfølgning på kritiske parametre som fakturering, leveringstider og leveringssikkerhed. Du kan også monitorere antallet af returneringer og udstedte kreditnotaer, så I kan reagere proaktivt, hvis utilfredsheden stiger hos en vigtig aftager.

2. Optimering af indkøb og lager

Balancen mellem at have varer nok på hylderne og at binde for meget likviditet er en evig udfordring. Med avanceret lagerstyring får indkøbsafdelingen et faktabaseret overblik over bestilte kontra leverede varer, åbne ordrer og forsinkede leveringer. Det gør det muligt at rykke leverandørerne præcis, når tidsplanen skrider.

Du kan overvåge leverandørernes generelle leveringstid og leveringssikkerhed over tid, hvilket giver et stærkt kort på hånden til de årlige kontraktforhandlinger. Systemet gør det også nemt at sammenholde de faktiske kostpriser med de estimerede, så marginerne ikke pludselig udhules af uforudsete prisstigninger. Desuden får du styr på kreditorsaldi og kan optimere betalingsstrømmene. Målet er helt klart: At undgå både den unødvendigt høje værdibinding, der presser likviditeten, og de tomme lagerhylder, der koster jer salg og skuffer kunderne.

3. Produktionsoptimering

For produktionsvirksomheder er spildtid og flaskehalse direkte trusler mod indtjeningen. Adgang til præcise produktionsdata gør det muligt at overvåge igangværende produktionsordrer og den samlede kapacitetsudnyttelse time for time. Du får et klart billede af materialeforbruget holdt op imod normerne, så overforbrug straks kan identificeres og bremses.

Ledelsen kan følge tidsforbruget i de enkelte processer og måle maskinernes effektivitet. Samtidig skaber data gennemsigtighed omkring antallet af defekter og den generelle medarbejderperformance på gulvet. Fejl rykker fra at være mavefornemmelser til at være kolde facts, som man kan handle konstruktivt på. Ved at integrere data fra hele jeres supply chain kan produktionsplanlæggerne se ud over deres egen afdeling og tilpasse produktionen til det faktiske træk fra salg. Det skaber et holistisk overblik over hele værdikæden, som minimerer stop i driften.

4. Bedre kundeservice

Support- og kundeserviceafdelingen rummer enorme mængder viden om jeres kunders tilfredshed. En systematisk kundeserviceanalyse tager udgangspunkt i telefonidata og henvendelser for at optimere ressourcefordelingen. Du kan dykke ned i andelen af besvarede og ubesvarede opkald for at sikre, at kunderne ikke giver op i telefonkøen.

Systemet trækker tal på den gennemsnitlige ventetid og selve opkaldsvarigheden. Ved at analysere fordelingen af henvendelser over dagen, ugen og måneden, kan du matche opkaldsvolumenen fuldstændig med bemandingen. Det forhindrer både underbemanding i spidsbelastninger og overflødig kapacitet på stille dage. Man kan desuden måle svartid per servicemedarbejder, hvilket er et nyttigt værktøj til intern sparring og uddannelse. Når I har styr på responstiderne, stiger sandsynligheden for at fastholde kunderne betydeligt.

5. Regnskabs- og budgetopfølgning

Økonomiafdelingen er ofte den primære drivkraft bag investeringer i Business Intelligence, da behovet for præcise tal her er størst. Med automatiseret finansiel rapportering slipper controlleren for at samle regneark fra forskellige systemer. Balancer, regnskaber og resultatopgørelser opdateres hurtigt, hvilket reducerer tidsforbruget ved månedsafslutninger markant.

En tæt budgetopfølgning sikrer, at afvigelser fanges, før de vokser sig store. Du kan holde et vågent øje med kreditorer, gennemsnitlig kredittid, faktiske betalingsdage og forfaldne beløb, der skal rykkes for. Det giver et uundværligt indblik i, hvilke likvide beløb der skal være til rådighed, og i hvilken valuta, så I undgår ubehagelige overraskelser. Endelig forenkles selve budgetindtastningen betydeligt, når den sker direkte med jeres egne historiske data som et solidt og validt grundlag.

6. Effektiv projektstyring

Virksomheder, der lever af at levere komplekse projekter, har brug for at kende økonomien, længe før projektet afleveres. Data understøtter en langt mere effektiv projektstyring ved at skabe gennemsigtighed i alle faser. Du kan løbende følge de faktiske omkostninger til materialer og underleverandører og holde dem skarpt op imod det estimerede budget.

Samtidig får du indblik i medarbejdernes timefordeling på de forskellige faser. Ligger tidsforbruget på udvikling, eller bliver ressourcerne ædt op af administration? Systemet viser færdiggørelsesgrader på både tid og omkostninger, så projektlederen altid ved, om et projekt er på rette spor. Hvis et projekt skrider, kan du bore dig ned i årsagsforklaringer på både projekt- og bilagsniveau. Derved bliver det muligt at sætte ind med korrigerende handlinger, inden budgettet overskrides fatalt.

7. Bedre marketingindsigter

Marketingafdelinger producerer ofte enorme datamængder, men har svært ved at bevise den direkte effekt på bundlinjen. Business Intelligence bygger bro mellem kampagnekroner og faktiske salg. Du får mulighed for tracking og benchmarking af jeres kampagner på tværs af medier og platforme i ét samlet overblik.

I stedet for at kigge på isolerede platforme som Google, LinkedIn og nyhedsbreve hver for sig, trækkes alt ind på et fælles dashboard. Herfra kan I analysere leadgenereringen i sammenhæng med, hvilke leads der ender med at lukke som betalende kunder i jeres CRM-system. Der er desuden mulighed for at rense historiske webdata og indlæse dem direkte i BI-platformen. Det giver marketingchefen et stærkt argumentationsværktøj, når det skal dokumenteres, hvilke indsatser der reelt skaber vækst, og hvilke der blot koster penge.

8. Effektiv sagsstyring

Særligt for rådgivningsvirksomheder som advokater, revisorer og konsulenter er sagsstyring fundamentet for hele forretningen. Her er timerne den primære handelsvare, og derfor er overblikket over tidsforbruget essentielt. Med BI får I et knivskarpt billede af, hvordan timerne bliver brugt på tværs af organisationen, afdelingerne og de enkelte medarbejdere.

Det vigtigste nøgletal er ofte at synliggøre, hvilke timer der ikke er blevet faktureret. Et tæt datastyret overblik minimerer “spildte” timer, der skrives på interne koder i stedet for på kunden. Analyserne kan hurtigt udpege, hvilke sager, kundersager eller sagstyper der typisk er ikke-rentable. Det giver ledelsen et værktøj til enten at justere prissætningen eller ændre arbejdsprocesserne. Resultatet er en mærkbart højere faktureringsgrad og en mere lønsom rådgivningsforretning.

9. Automatiseret konsolidering

For koncerner med flere selskaber, måske endda på tværs af landegrænser, er månedsrapporteringen tit en tung, manuel proces. Konsolidering i regneark er både tidskrævende og forbundet med stor risiko for menneskelige fejl. Ved at koble hele koncernen på en BI-løsning, samles alle data i ét fælles data warehouse.

Herfra kan systemet håndtere komplekse koncernregnskaber næsten af sig selv. Elimineringer af koncerninterne mellemværender, sammenlægninger af kontoplaner og løbende valutaomregning håndteres automatisk i stedet for manuelt. Økonomifunktionen sparer mange dages arbejde hver måned, og bestyrelsen kan få deres koncernrapportering præsenteret hurtigere og med en langt højere grad af datasikkerhed. Fejlmargenen falder drastisk, når formlerne i Excel erstattes af en fast, valideret datastruktur.

10. Optimeret butiksperformance

Detailbranchen er præget af små marginer og stor volumen, hvilket gør en stærk detailanalyse tvingende nødvendig. For kæder gælder det om lynhurtigt at spotte trends og reagere på dem. BI giver jer fuld indsigt i den sande rentabilitet på tusindvis af produkter, så I ved, hvilke varer der driver profitten, og hvilke der blot optager plads.

Du kan følge den daglige drift tæt og benchmarke de enkelte butikkers performance mod hinanden. Får den ene butiksbestyrer mere ud af sit personalebudget end den anden? Teknologien muliggør optimering af salg på bestemte kategorier og sikrer en stram lagerminimering helt ned på butiksniveau. Derudover får du et stærkt redskab til kontrol af prisfastsættelse og et klart billede af jeres samlede performance på tværs af salgskanaler, fra de fysiske butikker til webshoppen.

ypiske faldgruber ved at rulle BI ud i flere afdelinger

Når man har set mulighederne, kan begejstringen hurtigt tage over. Der er dog nogle klassiske faldgruber, som mange organisationer rammer, når de skalerer deres dataindsatser. For det første har nogle tendens til at starte for bredt. Hvis man forsøger at koble salg, produktion, HR og finans på systemet i første fase, trækker projektet ud, og organisationen mister tålmodigheden.

For det andet bygger virksomheder ofte dashboards, som ikke har en klar modtager. En flot graf skaber ingen værdi, hvis den person, der kigger på den, ikke har beføjelserne til at ændre på arbejdsprocessen. Data skal ud til de beslutningstagere, der reelt kan agere på dem.

Slutteligt opstår der ofte gnidninger, fordi forskellige afdelinger definerer de samme begreber forskelligt. Hvis salgsafdelingen definerer “omsætning” som bogførte ordrer, mens økonomiafdelingen definerer det som fakturerede ordrer, vil de to afdelinger kigge på de samme dashboards, men se forskellige tal. Et succesfuldt BI-projekt kræver derfor, at I bliver enige om en fælles forretningslogik på tværs af huset.

Hvor skal du begynde med Business Intelligence?

At udvælge startpunktet for jeres datarejse handler om to ting: datakvalitet og forretningsbehov. Du bør starte der, hvor jeres datagrundlag i forvejen er bedst struktureret – oftest i jeres ERP-system eller økonomisystem. Det sikrer, at I hurtigt kan få valide tal ud, som organisationen stoler på.

Samtidig skal du vælge et område, hvor der findes en konkret beslutning, som tallene skal understøtte. Hvis lageret svulmer, og likviditeten er presset, er det oplagt at starte med indkøb og lagerstyring. Ligger udfordringen i faldende dækningsbidrag, skal mikroskopet rettes mod salg. Hos InfoSuite leverer vi software, der kan skræddersyes til at løse præcis den udfordring, I står med først, og som nemt kan udvides til resten af forretningen, når I er klar til næste skridt.