Hvad er et workflow?

Et workflow kan betegnes som en proces eller en arbejdsgang, hvor der i forskellige tempi skal løses forskellige arbejdsopgaver af en eller flere forskellige medarbejdere. Det er et effektivt redskab, som skaber det fulde overblik over alle processer og sammenhænge i jeres budgetteringsproces.

Et workflow giver dig fuld kontrol og overblik over budgetteringsprocessen fra start til slut. Du kan nemt følge med i processerne og administrere status for registrering og indtastning af budgetdata samt modtage notifikationer, når registreringen og indtastningen af budgetdataene er fuldført. Det giver også mulighed for at sende påmindelser til de budgetansvarlige, som endnu ikke har påbegyndt eller afsluttet budgetindtastningen.

Med et workflow er du altså hele tiden opdateret på flowet og faserne i budgetindtastningen, samt sammenhængene mellem de forskellige budgetter. Det skaber både effektiv styring og opfølgning af budgetter.

Hvorfor er et workflow smart?

Vi kender alle de faste og tidskrævende arbejdsgange, hvor information og opgaver skal videregives eller koordineres på kryds og tværs af organisationen. Det kan være et hårdt og uoverskueligt arbejde.

Workflowet er smart, fordi det netop sikrer den interne kommunikation og opgavekoordinering. Det fortæller dig lynhurtigt, om du holder tidsplanen for budgetprocessen eller ej. Workflowet er også smart, fordi det er intuitivt, og fordi det skaber det nødvendige overblik i processen. Du kan til hver en tid ændre direkte i de enkelte budgetfaser, hvis du får behov for at justere tidsplanen, skulle du indse, at den planlagte tidsplan ikke kan overholdes. På denne måde har du hele tiden det visuelle overblik over fremdriften i processerne, og hvad den enkelte budgetansvarlige har afleveret – også inden budgettet er endeligt godkendt. Du har samtidig også et fuldt overblik over, hvem der mangler at fuldføre hvilke opgaver. Det skaber både overblik og kontrol i en ellers tidskrævende og ofte besværlig budgetproces.

4 fordele ved et workflow

1. Et workflow skaber fuldt overblik over fremdrift i igangværende processer, samt et fuldt overblik over, hvem der gør hvad og hvornår?

2. Det standardiserer og kvalitetssikrer jeres arbejdsgange

3. Det sikrer en smidig intern kommunikation og opgavekoordinering på tværs af organisationen

4. Workflowet overvåger data – eksempelvis udløb af tidsfrister eller manglende opgaveløsning