FP&A er en forkortelse for finansiel planlægning og analyse, men du kender garanteret også konceptet under andre betegnelser. Nogle kalder det nemlig for Corporate Performance Management, andre Beyond Budgetting og andre igen XP&A, der står for Extended Planning and Analysis.
Som du nok kan høre, er der adskillige måder at tale om udvidelsen af den traditionelle budgettering på, men mange af hovedtrækkene i alle de forskellige navne og tilgange er nu engang de samme. Kort og godt handler det om at basere sin planlægning og analyse på data. Ved at lade data spille en aktiv rolle i hele planlægningsprocessen, kan du nemlig optimere driften i din forretning og iværksætte aktiviteter på et faktuelt grundlag.
Dedikeret software til FP&A
For at dine data til fulde kan spille en aktiv rolle i virksomhedens planlægning, kan det være en god idé at starte med at kigge på, hvilke værktøjer I har til at hjælpe jer med den finansielle planlægning og analyse. Hele ideen med at fokusere på FP&A er nemlig at kunne reagere på jeres dataindsigter, og derfor kan en datadrevet FP&A software være alfa og omega for, at det kan lade sig gøre. Som udgangspunkt vil en FP&A software være en del af en eksisterende BI– og budgetteringsløsning, hvor du i forvejen har en uanet mængde af muligheder for at bringe dine data i spil og gentænke den måde, du hidtil har budgetteret på.
4 fordele ved at arbejde aktivt med FP&A
Når beslutningen om at udvide den traditionelle måde at budgettere på først er truffet, er der en masse fordele at høste. Du vil med garanti kunne finde flere end dem, jeg har oplistet herunder, men her er nogle af de områder, hvor du vil kunne mærke den største gevinst:
1. Du driver din forretning i takt med omverdenen
For nogle virksomheder er budgetteringen en årlig, statisk ting, og det kan være en udfordrende arbejdstilgang, særligt når vi – som nu – lever i meget omskiftelige tider, hvor morgendagen kan være svær at planlægge. Ved at skifte taktik og byde den finansielle planlægning og analyse velkommen i familien, kan man tale om, at der finder et perspektivskifte sted. Du går nemlig fra at anskue din forretning gennem bakspejlet til at have et realtidsperspektiv. Det får du via dine data, som vil blive aktiveret i langt højere grad. Det hænger tæt sammen med den næste fordel herunder.
2. Du er forberedt på omskiftelige tider
Væk med det statiske og ind med det dynamiske – så kort og enkelt kan det egentlig siges.
En stor del af arbejdet med FP&A vil typisk også betyde en inkorporering af rullende budgetter og salgsforecasting. Et rullende budget er et budget, der løbende ændres, fordi der hele tiden bliver tilføjet nye måneder i den anden ende. Afhængigt af hvordan du budgetterer, kan du vælge at arbejde med de rullende budgetter enten på månedsbasis, kvartalsvist eller årligt. Ved at bruge et budgetteringsværktøj tilføjes de nye måneder automatisk, og værktøjet henter også selv alle de relevante data, du bruger som grundlag for budgettet. Det kan for eksempel være historiske, statistiske eller aktuelle data. På den måde er det rullende budget mere fleksibelt end standardbudgettet, fordi det tager højde for variationer i indtægter og udgifter og giver mulighed for at bedre at reagere rettidigt på ændringer.
Salgsforecasting er et godt redskab til at se, hvad man som virksomhed forventer at sælge i en given periode i fremtiden. Det er selvfølgelig vigtigt, at ens forecasting er baseret på valide data, så de kan blive så nøjagtige så muligt, og derfor kan man med fordel basere sin forecasting på historiske forretningsdata. Det helt optimale er dog at lade både de historiske, aktuelle og statistiske data danne grundlag for virksomhedens salgsforecasting. På denne måde bliver der nemlig taget højde for flere forskellige parametre, blandt andet samfundsmæssige tendenser her og nu.
3. Du bliver helt skarp på at identificere potentialer
Det giver måske sig selv, men når din planlægning først er baseret på data, bliver det langt lettere at identificere potentialer i virksomheden. Det kan for eksempel være muligheder for at nedbringe omkostninger eller øge indtjeningen. Når du først har fået salgsforecasting ind under huden, kan du eksempelvis tilrettelægge produktionen i virksomheden med afsæt i de valide salgsforecasts, og du vil også kunne integrere algoritmer, der automatisk udregner forslag baseret på trends og historik. På den måde vil du hele tiden kunne være opdateret på, hvad der er smart at gøre her og nu, og derfor være opdateret på at identificere potentialer.
4. Dit økonomiteam bliver en større del af virksomheden
Når først data danner grundlag for planlægningen i virksomheden, bliver det langt tydeligere end før, hvordan de forskellige afdelinger hænger sammen, og hvordan deres indsatser påvirker hinanden. Det kan være med til at skabe et tættere samarbejde mellem afdelingerne – og hvis de før blev opfattet som enkeltstående enheder, gør de det i hvert fald ikke nu. De vil nemlig være bundet tættere sammen via deres data, der bliver analyseret af FP&A-teamet.
Derudover kan man tale om, at der sker en særlig transformation med økonomiteamet, der – hvis ressourcerne er der til det – kan få lov til at indfri deres fulde potentiale. De kan nemlig bidrage med meget mere end blot at indtaste og rapportere, da de ligger inde med en stor viden og forståelse af virksomhedens økonomi. Derfor kan finansfolket sagtens bruges som aktive sparringspartnere, der kan være med til at planlægge morgendagen.
Vil du vide mere?
Vi har samlet alt, du bør vide om FP&A i en guide, som du kan downloade lige her.
Du kan også blive meget klogere på, hvad vi ellers skriver om FP&A på vores hjemmeside her.
Andre læste også…
Hvad er FP&A-software?
Optimér dine forecasts
Hvad er et koncernregnskab?