Project Description

Guide til organisatorisk implementering: Kom godt i gang med jeres nye budgetløsning

Den organisatoriske implementering af ny software er mindst lige så vigtig som den tekniske. Her er vores råd til, hvordan du får hele organisationen godt i gang jeres nye budgetsoftware.

Sådan vælger du det rette værktøj til Corporate Performance Management

Af Frederik Mikkelsen
/LinkedIn
15.09.2021

Når vi implementerer InfoSuite hos nye kunder, består størstedelen af projektet af det, vi betegner som “den tekniske implementering”.

Her får vi InfoSuite op og køre, integrerer de rette data og opsætter løsningen, så budgetter, forecasts og rapporter matcher til virksomhedens forretningsprocesser.

Den tekniske implementering, som vores konsulenter typisk står for at udføre, er en forudsætning for, at du kan få succes med din nye budgetløsning. Men det er ingen garanti.

For hvis ikke brugerne i ikke forstår og formår at bruge det nye system i deres daglige arbejde, har I en udfordring. En udfordring, som potentielt kan resultere i en falleret investering. Det er her, den “organisatoriske implementering” kommer ind i billedet.

Derfor får du her vores syv bedste råd til at forankre jeres nye budgetsoftware i organisationen. Jeg kan allerede afsløre, at det kommer til at handle meget mere om mennesker, forandringskommunikation og projektledelse end om software.

1. Tydeliggør behovet for forandring

Grundstenen i enhver forandringsproces er at skabe forståelse for behovet for forandring – den berømte, brændende platform.

Måske har budgetregnearkene hobet sig op på en måde, så det er klart for enhver, at det er tid til at gøre noget ved processen. Eller måske sker investeringen som et led i en større digitaliseringsstrategi, som endnu ikke har gjort sig fortjent til medarbejdernes opbakning.

Uanset hvor indlysende behovet for forandring er, skal det kommunikeres på en måde, så hele organisationen køber ind på forandringen.

Og her er det afgørende, at topledelsen går forrest i fortællingen om, hvorfor investeringen er nødvendig og værdifuld for virksomhed såvel som medarbejder. For når I sikrer medarbejdernes opbakning, vil de også være mere motiverede for at tage den nye software-løsning i brug.

2. Skab transparens omkring projektet

Med en transparent og inkluderende tilgang til kommunikationen om jeres nye budgetværktøj, hjælper I de involverede medarbejdere med at opnå fuld forståelse for projektets omfang, interessenter og tidshorisont. Og det giver øget motivation for at komme i gang med løsningen.

Derfor bør projektets status, udvikling og milepæle ikke blot deles som små, interne notitser på intranettet. I stedet bør I se det som et tilbagevendende punkt på agendaen på relevante ugemøder, hvor I løbende giver status på projektet.

Til det formål kan I med fordel tage udgangspunkt i en udførlig implementeringsplan, fordi den konkret illustrerer, hvor langt I er med projektets forskellige faser.

3. Inddrag brugerne fra start

Den største forandring for slutbrugerne er nødvendigvis ikke, at de skal lære et nyt budgetsystem at kende.

Den ligger nærmere i, at rutinerne omkring budgettering og budgetopfølgning ændres.

Sørg derfor for at inddrage slutbrugerne så meget som muligt i implementeringsfasen. Det vil nemlig give dem mulighed for at præge den endelige løsning, så den passer bedst muligt ind i deres rutiner.

Samtidig kan de enkelte medarbejdere være yderst relevante sparringspartnere i test og validering af budgetmodeller for de enkelte forretningsområder.

4. Opdel implementeringen i faser

Hvis du har talt med en af vores konsulenter om at implementere InfoSuite, så er du helt sikkert ikke i tvivl om, at vi er vilde med at dele projektet op i faser.

Når du deler implementeringen op i mindre faser med udtalte milepæle, skaber I wow-effekter undervejs, som giver de involverede en motiverende følelse af fremskridt. Og det kan godt betale sig i et it-projekt, som ofte er mange måneder om at blive implementeret.

Det giver også plads til løbende justeringer af projektet, hvilket vil give jer et bedre slutprodukt, der tager forbehold for de nye krav, som eventuelt kan opstå undervejs.

5. Giv plads til frustrationer

Ethvert nyt it-projekt kan støde på modstand i organisationen – det gælder naturligvis også for budgetsoftware.

Forandringsparatheden og eventuelle barrierer varierer fra virksomhed til virksomhed, fra afdeling til afdeling og fra medarbejder til medarbejder.

Nogle vil tage imod digitaliseringen med kyshånd. Andre vil afsky enhver forandring.

Derfor ligger der en afgørende opgave i at skabe et miljø med plads til at dele frustrationer. For hvis der ikke bliver taget hånd om dem, vil vil medarbejderen aldrig tage sig tid til at få den nye software helt ind under huden.

6. Investér tid i uddannelse

Uden træning vil selv den mest brugervenlige it-løsning ikke opnå fuld succes. Derfor bør uddannelse være et uundgåeligt og betydeligt punkt på din implementeringsplan.

Når vi sammensætter et uddannelsesforløb i forbindelse med implementering af vores software, tager vi altid udgangspunkt i den enkeltes brugerniveau og de dele af produktet, som han/hun skal arbejde med i det daglige.

Det bør du også gøre.

Ved at målrette uddannelsen, fokuserer du læringen på det vigtigste for den enkelte. Dermed bliver det både sjovere, nemmere og mere relevant for brugerne at lære den nye software at kende.

7. Fasthold fokus på den kontinuerlige udvikling

Sidst, men ikke mindst, er det vigtigt at huske, at organisatorisk implementering ikke stopper efter et veludført implementeringsarbejde.

Brugernes løbende oplevelser og ønsker til jeres budgetløsning bør tages til efterretning for at sikre, at jeres nye software også bliver en succes på den lange bane.

Mange budgetløsninger – herunder InfoSuite – er skalérbare af natur, så de kan udvides og ændres i takt med udviklingen i brugernes ønsker og krav. Vær derfor opmærksom på, om I eksempelvis bør tilknytte nye brugere, justere budgetmodeller eller tilføje nye analysemuligheder til jeres budgetopfølgning.