Det kan være svært at definere KPI’er, som rent faktisk giver mening for forretningen.
Derfor har vi her samlet 8 tips, som kan hjælpe dig og dine kolleger med at udforme de KPI’er, som I skal bruge, når I følger op på budgetter, og vurderer og optimerer virksomhedens performance.
1. Fastlæg organisatoriske mål
For at kunne måle din organisations performance med KPI’er er I naturligvis først nødt til at vide, hvad jeres mål egentlig er – det er svært at definere målopfyldelse uden at have konkrete mål at opfylde. Fastlæg klare mål der inddrager hele organisationen – omsætning fra salg, mindskning af produktionsspild, lavere personaleomsætning osv.
2. Inddrag ansvarlige for målopfyldelse
På baggrund af de overordnede mål inddrages de rette ansvarlige for de enkelte områder på tværs af afdelinger og ansvarsområder. Det er vigtigt, at de ansvarlige for de enkelte KPI’er er en del af udformningen på disse og ikke blot får dem trukket ned over hovedet.
3. Identificér udviklingen frem til i dag
For at kunne udforme specifikke indikatorer for fremtidige aktiviteter er det nødvendigt med en forståelse af, hvilke aktiviteter og mål der har ført virksomheden til der, hvor den er i dag.
Opgaven bliver således at fastslå de procentvise forandringer, der er sket inden for hvert område uden at tænke på fremtidig udvikling – omsætningsændringen fra juli til juli, antallet af uheld i produktionen fra kvartal til kvartal osv. Alt dette vil gøre det nemmere at udforme mere effektive, realistiske og konkrete mål for fremtiden.
4. Sæt tal på målene
Én ting er at definere et mål, f.eks. at omsætningen skal øges, noget andet er at sætte konkrete og målbare tal på sådanne mål. Hvor meget skal omkostningerne egentlig reduceres, hvor mange nye kunder skal vi have osv.
Her fastlægges ikke kun hvad der betegnes som succes, men også hvad der betegnes som fiasko.
5. Fastslå hvilke data, der er brug for
Når I har fastsat de målbare KPI’er defineres kravene til data – både i forhold til dataindsamling og databehandling.
6. Fastlæg hvornår og hvor ofte KPI’er skal vurderes
Alt afhængig af hver enkelt KPI’s fokus så skal de vurderes på forskellige tidspunkter, hvilket skal fastlægges. Mål for omsætningsforøgelse kan måske vurderes pr. kvartal hvorimod tilgangen af kunder måske skal vurderes fra måned til måned.
7. Beskriv de enkelte KPI’er
Efterhånden som de enkelte elementer falder på plads – organisatoriske mål, historik, faktiske KPI’er, intervaller for vurdering mm. – så skal det hele dokumenteres, og beskrives så hvert enkelt KPI har en tydelig titel, konkrete måltal og formål og så videre.
8. Vedligehold
Løbende revidering af KPI’erne er nødvendigt for at sikre at der stadig måles på de rigtige ting, og for at sikre at disse KPI’er følger virksomhedens udvikling.
Hvor ofte KPI’erne skal revideres afhænger af afdeling og fokusområder.
Har du spørgsmål til KPI-rapportering?
Udfyld formularen herunder, så kontakter vi dig hurtigst muligt for en uforpligtende snak omkring KPI-rapportering i InfoSuite.
Andre læste også…
Derfor bør du elske dine dashboards
10 KPI’er ethvert CFO-dashboard bør indeholde
Sådan skruer du en InfoSuite-løsning sammen